1 Informacje ogólne

2 Kto jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych osobowych?

3 W jakim celu przetwarzamy dane osobowe użytkownika?

4 Jakie dane osobowe przetwarzamy?

5 Na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane osobowe?

6 Komu przekazujemy dane osobowe użytkowników?

7 Jak długo przechowujemy dane osobowe użytkowników?

8 Roszczenia i prawa użytkownika w zakresie ochrony danych

9 Postanowienia końcowe

Szanujemy Twoją prywatność i jesteśmy zobowiązani do ochrony Twoich danych. W szczególności chcielibyśmy poinformować Cię w niniejszej polityce prywatności o celach, dla których przetwarzamy dane osobowe podane przez Ciebie w dokumentach aplikacyjnych, w jaki sposób dane te są gromadzone i przetwarzane oraz w jakim zakresie są one przekazywane stronom trzecim. Wyjaśniamy również, jakie prawa przysługują użytkownikowi w odniesieniu do tych danych i podajemy przydatne dane kontaktowe w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości.

Możesz aplikować na wolne stanowiska lub wysłać nam niezamówioną aplikację na dwa sposoby:

1) Wysyłając wiadomość e-mail do naszego zespołu rekrutacyjnego.

Dokładny adres osoby kontaktowej z naszego zespołu rekrutacyjnego można znaleźć w odpowiednim ogłoszeniu o pracę.

2) Za pośrednictwem naszego portalu kariery na stronie internetowej https://career5.successfactors.eu/careers, (zwanego dalej "portalem kariery") jest dostarczany przez beeline GmbH (zwaną dalej "my", "nasz" lub "nas").

W przypadku zgłoszeń telefonicznych kandydaci proszeni są o skorzystanie z jednej z metod opisanych powyżej.

Twoje dane przekazane za pośrednictwem poczty elektronicznej lub portalu kariery są początkowo odbierane i przetwarzane przez beeline GmbH, Grünstraße 1, 51063 Kolonia, niezależnie od tego, która spółka beeline opublikowała ogłoszenie o pracę. To tutaj pracuje
centralny zespół rekrutacyjny dla wszystkich spółek stowarzyszonych na całym świecie.

beeline GmbH jest współodpowiedzialna za przetwarzanie danych z konkretną spółką beeline (patrz załącznik), do której aplikujesz, przy czym zadania są podzielone w następujący sposób:

beeline GmbH

- Udział w strategii rekrutacyjnej i celach firm beeline

- Odbiór i przechowywanie wniosków w SuccessFactors

- Wstępna selekcja i, w razie potrzeby, przekazywanie wniosków do osób odpowiedzialnych

- Wybór, obsługa i utrzymanie portalu kariery oraz, w razie potrzeby, innych narzędzi, w tym zawieranie odpowiednich umów (dotyczących przetwarzania zamówień), również dla firm beeline.

- Wypełnianie obowiązków informacyjnych

- Wdrożenie koncepcji gaszenia

beeline company

- Przetwarzanie przekazanych wniosków zgodnie z odpowiednimi wymogami.

- Wypełnianie obowiązków informacyjnych

- Prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych

- Decyzja o zatrudnieniu/odrzuceniu

- W przypadku rekrutacji: przekazanie danych do działu HR

Oba

- Określenie celu przetwarzania danych

- Określenie kategorii odnośnych danych osobowych

- Gwarantowanie praw osób, których dane dotyczą

- Dokumentacja i wdrażanie środków technicznych i organizacyjnych (TOM)

- Ocena ryzyka i (w razie potrzeby) wdrożenie oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), a także koordynacja z organami nadzorczymi,

- Dokumentacja rejestru czynności przetwarzania

- Ocena i komunikacja w przypadku naruszenia danych.

Celem przetwarzania danych w rekrutacji jest obsadzenie wakatów przez wszystkie odpowiedzialne strony poprzez skoordynowane zarządzanie aplikacjami.

Dane osobowe podane przez użytkownika w portalu kariery lub w inny sposób podczas procesu aplikacyjnego będą zasadniczo przetwarzane wyłącznie w celu oceny jego przydatności, wiedzy specjalistycznej i profilu w odniesieniu do danego ogłoszenia o pracę lub - w przypadku niezamówionych aplikacji lub kwalifikacji do puli talentów - w odniesieniu do nieokreślonych i/lub przyszłych ogłoszeń o pracę oraz w celu zaangażowania użytkownika w procedury aplikacyjne, w tym np. rozmowy kwalifikacyjne.

Jeśli procedura aplikacyjna prowadzi do rekrutacji, odpowiedzialna firma przetwarza dane użytkownika w celu sporządzenia umowy i umieszcza je w aktach osobowych.

Jeśli użytkownik wyraził na to zgodę, wykorzystamy jego adres e-mail, aby informować go o nowych ofertach pracy lub nowościach dotyczących możliwości rozwoju kariery. Wykorzystamy również dane kontaktowe użytkownika, aby zaprosić go do wzięcia udziału w dobrowolnej, anonimowej ankiecie online po zakończeniu procesu aplikacyjnego, w celu zrozumienia obszarów wymagających poprawy w procesie aplikacyjnym i poprawy jakości doświadczenia dla przyszłych kandydatów.

Twoja aplikacja jako proces (ale nie Twoje dokumenty) jest również anonimizowana i uwzględniana w statystykach i ocenach, które pozwalają nam określić korzystanie z portalu, popularność opisów stanowisk itp.

Jeśli wybierzesz drogę przez nasz profil kariery, konieczne jest podanie co najmniej imienia i nazwiska, adresu e-mail i kraju zamieszkania w celu utworzenia profilu kandydata. Możesz również dobrowolnie podać dalsze informacje związane z pracą, aby uzupełnić swój profil kandydata w portalu kariery.

Niezależnie od tego, czy aplikujesz za pośrednictwem portalu kariery, czy w inny sposób: Abyśmy mogli zaangażować Cię w procedury aplikacyjne, wymagamy standardowych i bogatych w informacje dokumentów aplikacyjnych, za pomocą których poinformujesz nas o swoim profilu osobowościowym i kwalifikacjach. Obejmuje to regularnie dane kontaktowe, a także, na przykład, informacje o sobie, swoich umiejętnościach i karierze w liście motywacyjnym, CV, referencjach i podczas rozmów kwalifikacyjnych.

W trakcie procesu aplikacyjnego dalsze dane osobowe mogą być gromadzone od użytkownika osobiście, z ogólnie dostępnych źródeł lub od byłych pracodawców i trenerów w celach informacyjnych.

W razie potrzeby informacje z procesu aplikacyjnego mogą również zawierać tak zwane szczególne kategorie danych osobowych w rozumieniu art. 9 RODO, takie jak informacje o stanie zdrowia, stanie cywilnym, które mogą dostarczać informacji o życiu seksualnym lub orientacji seksualnej, lub pochodzeniu etnicznym. Prosimy o przekazywanie takich danych tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne.

Używamy również adresu e-mail użytkownika w celu informowania go o nowych ofertach pracy lub nowościach dotyczących możliwości rozwoju kariery, o ile użytkownik aktywował odpowiednie funkcje powiadomień w portalu kariery i tym samym wyraził zgodę na ich otrzymywanie.

Używamy również imienia i nazwiska oraz adresu e-mail użytkownika, aby zaprosić go do wzięcia udziału w jednorazowej, dobrowolnej i anonimowej ankiecie online dotyczącej doświadczenia po złożeniu wniosku.

Zasadniczo przetwarzanie danych aplikacyjnych jest niezbędne do podjęcia decyzji o nawiązaniu stosunku pracy. Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Przetwarzanie danych osobowych w ramach aplikacji za pośrednictwem portalu aplikacyjnego odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Ta podstawa prawna umożliwia przetwarzanie danych osobowych, jeśli osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

W ramach składania wniosku za pośrednictwem portalu aplikacyjnego użytkownik zostanie poproszony o złożenie odpowiedniego oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie jego danych osobowych zgodnie z opisem zawartym w niniejszym oświadczeniu o ochronie danych.

Użytkownik może w każdej chwili odwołać swoją deklarację zgody ze skutkiem na przyszłość. W takim przypadku dalsze przetwarzanie wniosku nie będzie już jednak możliwe.

Jeśli użytkownik aktywuje tryby aplikacji Rozważenie wszystkich otwartych stanowisk na całym świecie lub Rozważenie wszystkich otwartych stanowisk na całym świecie poprzez wybór, zakładamy, że tym samym wyraża zgodę na przekazywanie swoich danych osobowych innym spółkom Grupy beeline, w tym spółkom w krajach trzecich. Użytkownik może dezaktywować te tryby aplikacji w dowolnym momencie.

Jeśli użytkownik aktywował funkcje powiadomień o ofertach pracy lub wiadomości o karierze, zakładamy, że wyraża zgodę na wysyłanie powiadomień o ofertach pracy lub wiadomości o możliwościach kariery na adres e-mail podany podczas tworzenia profilu kandydata. Powiadomienia te można wyłączyć w dowolnym momencie.

Jeśli procedura aplikacyjna prowadzi do zatrudnienia, włączymy dokumenty aplikacyjne do akt osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. b RODO.

Przetwarzanie imienia i nazwiska oraz adresu e-mail użytkownika w celu zaproszenia go do udziału w dobrowolnej, anonimowej ankiecie dotyczącej doświadczenia po zakończeniu procesu aplikacyjnego opiera się na naszym uzasadnionym interesie (art. 6 ust. 2 lit. f RODO) polegającym na wykorzystaniu technologii i użyteczności wiodącej na rynku platformy w celu uzyskania zagregowanych informacji na potrzeby rozwoju biznesu. Użytkownik może w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu jego danych kontaktowych na potrzeby ankiet, wysyłając wiadomość e-mail na adres learninganddevelopment@beeline-group.com.

 Dostarczone dokumenty aplikacyjne zostaną przeanalizowane przez odpowiednie działy firmy lub przez inne firmy z Grupy beeline, jak opisano powyżej.

W zależności od wybranego trybu aplikacji, dostęp do danych będą mieli różni pracownicy grupy firm beeline:

- W przypadku aplikowania pocztą elektroniczną na adres e-mail osoby kontaktowej podany w ogłoszeniu o pracę: dane użytkownika zostaną wykorzystane do obsadzenia stanowisk, na które aplikował. W takim przypadku dostęp do Twoich danych będą mieli wyłącznie pracownicy beeline zaangażowani w proces selekcji na te stanowiska. W razie potrzeby dalsze rozważania dotyczące stanowisk na całym świecie zostaną z Tobą uzgodnione.

- Wniosek wskazany w portalu kariery o "rozpatrzenie wszystkich ofert pracy na całym świecie": Twoje dane zostaną przekazane w ramach grupy przedsiębiorstw beeline na całym świecie w celu obsadzenia wolnych stanowisk. Dostęp do Twoich danych otrzymają wszyscy pracownicy grupy beeline, którym powierzono zadanie obsadzania wakatów lub którzy chcieliby obsadzić wakat.

- Prośba wskazana w portalu kariery o "rozpatrzenie wszystkich ofert pracy w kraju mojego miejsca zamieszkania": Twoje dane zostaną przekazane w celu obsadzenia wakatów w spółkach beeline w kraju Twojego miejsca zamieszkania. Dostęp do Twoich danych otrzymają wszyscy pracownicy beeline w danym kraju, którym ogólnie powierzono zadanie obsadzania wakatów lub którzy chcieliby obsadzić wakat.

- Prośba wskazana w portalu kariery o "rozpatrzenie stanowisk, na które wyraźnie aplikowałem": Twoje dane zostaną wykorzystane wyłącznie w celu obsadzenia stanowisk, na które aplikowałeś. W takim przypadku dostęp do Twoich danych będą mieli wyłącznie pracownicy beeline zaangażowani w proces selekcji na te stanowiska.

Dane osobowe użytkowników są również przetwarzane przez naszych własnych dostawców usług (Dostawcy usług IT, tacy jak SAP dla systemu zarządzania aplikacjami SuccessFactors i narzędzia ankietowego Qualtrics lub Microsoft dla naszej usługi poczty elektronicznej). Zobowiązaliśmy umownie tych usługodawców jako tzw. podmioty przetwarzające do przetwarzania danych ściśle zgodnie z naszymi specyfikacjami i instrukcjami oraz do zapewnienia kompleksowej ochrony technicznej i organizacyjnej tych danych.

Transfery z krajów trzecich

Chociaż dane użytkownika będą przechowywane na serwerach znajdujących się w Unii Europejskiej, należy pamiętać, że dane osobowe użytkownika mogą zostać przekazane pracownikom znajdującym się w kraju o niższym poziomie ochrony danych, a mianowicie jeśli wniosek dotyczy firmy beeline, która nie znajduje się w Unii Europejskiej ("UE") lub Europejskim Obszarze Gospodarczym ("EOG"). Ponadto nasi usługodawcy mogą przekazywać wybrane dane do spółek stowarzyszonych lub usługodawców w krajach trzecich.

W takich przypadkach beeline zapewnia odpowiedni poziom ochrony danych użytkownika, np. poprzez zawarcie konkretnych umów z tymi stronami. beeline stosuje standardowe klauzule umowne UE do takich transferów, o ile jest to możliwe.

Jeśli aplikacja została złożona za pośrednictwem portalu kariery, usuniemy Twoje dane (jeśli nie zarejestrujesz lub nie zaktualizujesz swojego profilu kandydata) 6 miesięcy po ostatniej aktualizacji lub złożeniu aplikacji. Coś innego ma zastosowanie tylko wtedy, gdy użytkownik wyraźnie i dobrowolnie wyraził zgodę na dłuższy okres przechowywania.

Jeśli procedura aplikacyjna nie doprowadzi do rekrutacji kandydata, usuniemy i zniszczymy wszystkie dane kandydata, gdy tylko upłynie okres sześciu miesięcy od ostatecznego odrzucenia kandydatury przez kandydata lub przez naszą firmę.

Najpóźniej po 6 miesiącach usuniemy również dane osobowe, które przetwarzamy w ramach zaproszeń do udziału w ankietach, a także indywidualne wyniki ankiet.

Jeśli użytkownik cofnie swoją zgodę na przetwarzanie danych osobowych lub sprzeciwi się temu w odniesieniu do ankiet dotyczących doświadczenia, jego dane zostaną natychmiast usunięte; anonimowy zestaw danych (bez dokumentów aplikacyjnych lub wyników ankiety), który nie pozwala na wyciągnięcie żadnych wniosków na temat użytkownika, pozostanie do celów statystycznych.

Jeśli aplikacja zostanie rozpatrzona pozytywnie, będziemy również przechowywać dane użytkownika w naszych systemach na potrzeby stosunku pracy.

 W zakresie, w jakim przetwarzamy Twoje dane osobowe, masz prawo do różnych roszczeń dotyczących ochrony danych. Użytkownik ma prawo do

- żądania informacji o przechowywanych danych osobowych użytkownika i ich pochodzeniu, celu przetwarzania oraz odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych (art. 15 RODO, § 34 BDSG),

- pod pewnymi warunkami zażądać od nas sprostowania, zablokowania lub usunięcia danych osobowych użytkownika (art. 16-18 RODO, sekcja 35 BDSG),

- zażądać przekazania swoich danych innemu administratorowi (art. 20 RODO) oraz

- złożenia skargi do nas lub właściwego organu ochrony danych w związku z przetwarzaniem danych (art. 77 RODO). W naszym przypadku jest to Krajowy Komisarz ds. Ochrony Danych i Wolności Informacji Nadrenii Północnej-Westfalii.

- Użytkownik ma również prawo sprzeciwić się dalszemu przetwarzaniu jego danych, jeśli przetwarzamy je na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. f) RODO). Ponieważ nie przetwarzamy danych użytkownika w celach reklamowych, wymaga to uzasadnienia wynikającego z jego szczególnej sytuacji. W przypadku sprzeciwu nie będziemy już przetwarzać danych osobowych użytkownika, których dotyczy sprzeciw, od momentu ich otrzymania w trakcie późniejszej weryfikacji i usuniemy je po zakończeniu weryfikacji - w przypadku uzasadnionego sprzeciwu (art. 36 BDSG, art. 21 RODO).

Spełnimy wszystkie prawa przysługujące użytkownikowi bezpłatnie i bezzwłocznie.

Administratorzy danych mogą wyznaczyć punkt kontaktowy, do którego osoby, których dane dotyczą, mogą się zwrócić, aby dochodzić swoich praw wynikających z RODO. Aby skorzystać ze swoich praw, wystarczy wysłać wiadomość e-mail na adres DataProtectionOffice@beeline-group.com lub, jeśli mieszkasz w Niemczech, do naszego zewnętrznego inspektora ochrony danych na adres datenschutz.beeline@two-towers.eu lub pocztą na adres

Two Towers Consulting GmbH & Co. KG

Hohenzollernring 51

50672 Kolonia

Niemcy

Niezależnie od tej umowy, użytkownik może zawsze dochodzić swoich praw wobec któregokolwiek z administratorów.

Podmioty odpowiedzialne niezwłocznie informują się wzajemnie o wszelkich roszczeniach zgłaszanych przez osoby, których dane dotyczą, i przekazują sobie wszelkie informacje niezbędne do przetwarzania danych.

- Użytkownik może w dowolnym momencie odwołać swoją zgodę na przetwarzanie danych (art. 6 ust. 1 zdanie 1 lit. a RODO); nie będziemy już wówczas przetwarzać jego danych osobowych, chyba że będziemy do tego prawnie upoważnieni. Odwołanie należy przesłać na adres jobs@beeline-group.com.

Uzasadniony sprzeciw i odwołanie nie mają wpływu na operacje przetwarzania danych, które już miały miejsce.

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej polityki prywatności w dowolnym momencie, tak aby zawsze była zgodna z aktualnymi wymogami prawnymi lub odzwierciedlała zmiany w procesie składania wniosków lub podobne. Nowa polityka prywatności będzie miała zastosowanie, gdy użytkownik ponownie odwiedzi portal dla kandydatów lub złoży nowy wniosek.

 Status: 01 lutego 2024 r.

1 Informacje ogólne

2 Z kim można się skontaktować w przypadku pytań dotyczących ochrony danych i przetwarzania danych osobowych?

3 Jakie dane przetwarzamy i skąd one pochodzą?

4 W jakim celu przetwarzamy dane i na jakiej podstawie prawnej?

5 Komu przekazujemy dane osobowe?

6 Jak długo przetwarzamy i przechowujemy dane?

7 Prawa osób, których dane dotyczą

8 Postanowienia końcowe

W niniejszej Polityce prywatności "beeline", "my", "nas" i "nasz" oznaczają dowolny podmiot prawny, z którym użytkownik pozostaje w relacji.

Niniejsza polityka prywatności dotyczy następujących firm:

1.    beeline GmbH

2.    beeline Concessions GmbH

3.    beeline Concessions B.V.

4.    beeline Czech Republic s.r.o.

5.    beeline Concessions S.A.R.L.

6.    beeline Concessions GmbH

7.    beeline Log. Ltd.

8.    beeline Log. Immob. Ltd.

9.    UB Holding GmbH

10. UB Real Estate GmbH

11. beeline Hungary Kft.

12. beeline Ireland Accessories Limited

13. beeline Italy S.r.l.

14. beeline Concessions B.V.

15. beeline Polska Sp.zo.o.

16. Direkte Linie Concessions - Sociedade Unipessoal Lda.

17. beeline Slovakia s.r.o.

18. beeline Concessions SLU

19. beeline Concessions Switzerland GmbH

20. beeline UK Accessories Ltd.

21. beeline Canada Accessories Inc.

US Holding

22. beeline USA Inc.

23. beeline Import and Services LLC

24. beeline Logistics LLC

Chiny

25. beeline Services Qingdao Co. Ltd.

Nasi klienci biznesowi i dostawcy obejmują obecnych lub potencjalnych dostawców, usługodawców lub konsultantów, a także obecnych lub potencjalnych klientów partnerskich, partnerów do współpracy lub inne firmy partnerskie.

W poniższych informacjach chcielibyśmy przedstawić przegląd przetwarzania przez nas danych osobowych użytkownika oraz jego praw wynikających z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (rozporządzenie (UE) 2016/679 - "RODO"), a także federalnej ustawy o ochronie danych ("BDSG") i wszelkich lokalnych przepisów o ochronie danych.

Niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie do danych osobowych osób, z którymi nawiązujemy stosunki umowne lub biznesowe, a także osób kontaktowych, dyrektorów zarządzających, kierowników ds. kluczowych klientów lub innych pracowników naszych partnerów umownych lub biznesowych, które przetwarzamy w kontekście istniejących lub przyszłych stosunków umownych i biznesowych. Przetwarzanie przez nas danych może mieć również wpływ na dane osobowe pozornie niezaangażowanych stron, takich jak udziałowcy lub właściciele faktyczni naszych partnerów biznesowych lub pracownicy naszych partnerów biznesowych wymienieni w kontekście zgłaszania nieprawidłowości.

Przetwarzanie danych związanych wyłącznie z firmą (np. beeline GmbH, Grünstraße 1, Kolonia) nie podlega RODO i w związku z tym nie jest objęte niniejszą polityką prywatności.

Z naszym centralnym zespołem ds. ochrony danych można skontaktować się pod adresem

Adres: beeline GmbH, Data Protection - Legal/Compliance, Grünstraße 1 , 51063 Kolonia, Niemcy

E-mail: DataProtectionOffice@beeline-group.com.

Wyznaczyliśmy również zewnętrznego inspektora ochrony danych dla beeline GmbH i beeline Concessions GmbH.

W przypadku wątpliwości dotyczących beeline GmbH i beeline Concessions GmbH prosimy o kontakt pod adresem datenschutz.beeline@two-towers.eu.

Przetwarzamy przede wszystkim dane osobowe, które osoby, których dane dotyczą, przekazują nam samodzielnie w kontekście stosunków umownych i biznesowych lub które otrzymujemy od odpowiednich partnerów umownych i biznesowych (np. od współpracowników, z którymi jesteśmy już w kontakcie), na przykład w kontekście przetwarzania zapytania lub zamówienia.

Przetwarzamy również dane osobowe, które zbieramy z publicznie dostępnych źródeł (np. rejestr handlowy, prasa, Internet) lub otrzymujemy od stron trzecich (np. audytorów). Oddzielnie odniesiemy się do gromadzenia danych osobowych ze źródeł zewnętrznych.

Odpowiednie dane osobowe to w szczególności

·         Dane osobowe, takie jak nazwisko, imię, adres,

·         Dane osobowe, np. zawód, stanowisko, zadania i uprawnienia, obywatelstwo;

·         służbowe dane kontaktowe, np. adres, numer telefonu, adres e-mail;

·         Dane dotyczące rozpoczęcia umowy, w tym oceny produktu, wydajności i jakości

·         Dane dotyczące umowy lub zamówienia, np. dane dotyczące sprzedaży, arkusze czasu pracy,

·         Dane rozliczeniowe, w tym dane bankowe, numer podatkowy/UST ID;

·         Dane związane z wypełnianiem naszych i użytkownika zobowiązań umownych;

·         Dane związane z zapobieganiem przestępstwom, takim jak oszustwa, cyberprzestępczość lub pranie pieniędzy, oraz zgłaszaniem nieprawidłowości, w tym w stosownych przypadkach dane behawioralne.

·         Informacje o sytuacji finansowej użytkownika (np. dane dotyczące zdolności kredytowej);

·         W stosownych przypadkach, dane logowania do narzędzi używanych przez użytkownika we współpracy z beeline;

·         inne dane porównywalne z wymienionymi kategoriami.

Zakres danych przetwarzanych w odniesieniu do danej osoby różni się w zależności od roli, w jakiej dana osoba nam występuje (np. dana osoba jest dostawcą, zatrudnioną osobą kontaktową lub faktycznym właścicielem partnera umownego).

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach na podstawie następujących podstaw prawnych:

W indywidualnych przypadkach przetwarzamy dane, ponieważ użytkownik wyraźnie wyraził na to zgodę (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), na przykład w przypadku otrzymywania reklam pocztą elektroniczną i/lub telefonicznie;

Przetwarzanie danych odbywa się zasadniczo w celu wykonania umów zawartych z użytkownikiem lub firmą zatrudniającą użytkownika lub w celu wdrożenia środków poprzedzających zawarcie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); obejmuje to w szczególności

·         Umowy zakupu i dostawy, np. przetwarzanie zapytań dotyczących zakupu i sprzedaży, uwierzytelnianie partnerów umownych, przygotowywanie i podpisywanie dokumentów umownych, realizacja zakupów i sprzedaży, integracja z wewnętrznym zarządzaniem operacyjnym, np. poprzez dostęp do naszego intranetu lub innych platform używanych przez beeline, komunikacja, również w kontekście wideokonferencji przy użyciu odpowiednich narzędzi, fakturowanie i przetwarzanie płatności ceny zakupu;

·         Umowy o świadczenie usług i umowy o dzieło, a także inne stosunki umowne, np. przetwarzanie i przeglądanie odpowiednich ofert i zapytań; uwierzytelnianie partnerów umownych, przygotowywanie i podpisywanie dokumentów umownych, przetwarzanie płatności; integracja z wewnętrznym zarządzaniem operacyjnym, np. zarządzanie urządzeniami lub poprzez dostęp do naszego intranetu lub innych platform używanych przez beeline, komunikacja, również w kontekście wideokonferencji przy użyciu odpowiednich narzędzi, wysyłanie listów informacyjnych.

Dalsze przetwarzanie danych odbywa się na podstawie wymogów prawnych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), w szczególności w celu spełnienia i zapewnienia zgodności z

·         podatkowych i innych ustawowych obowiązków kontrolnych i sprawozdawczych, a także na potrzeby audytów przeprowadzanych przez organy podatkowe lub inne organy;

·         ustawowe okresy przechowywania;

·         obowiązki prawne w zakresie jakości produktów i zarządzania ryzykiem, w tym obowiązek kontroli i audytu;

·         obowiązki prawne w zakresie dostawy i przechowywania, np. przepisy celne i utrzymywanie systemu zarządzania zapasami;

·         Miejsce zamieszkania ma znaczenie;

·         zobowiązania prawne w związku z różnymi obszarami zgodności, np. ochroną danych, zwalczaniem oszustw i prania pieniędzy, whistleblowingiem, starannością łańcucha dostaw;

·         Środki COVID i inne ustawowe wymogi w zakresie ochrony zdrowia;

Przetwarzamy również dane użytkownika w celu ochrony naszych uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a mianowicie w następujących celach:

·         optymalne wsparcie kontaktowe/relacje, również w odniesieniu do pracowników naszych partnerów biznesowych;

·         Optymalizacja naszych procesów biznesowych, np. poprzez raportowanie wewnętrzne, prowadzenie list dostawców lub zainteresowanych stron, również w ramach "Zarządzania relacjami z klientami";

·         Wewnętrzne procesy kontrolne Grupy;

·         Centralizacja lub outsourcing funkcji korporacyjnych;

·         Zmniejszenie ryzyka przestępstw w ramach zarządzania odwiedzającymi lub za pomocą innych środków organizacyjnych lub technicznych odpowiednich do tego celu;

·         Zmniejszenie ryzyka niewywiązania się ze zobowiązań w naszych procesach biznesowych poprzez konsultacje z agencjami kredytowymi (takimi jak Creditreform, Bürgel) i określenie wartości punktowych (profilowanie), które pomagają nam ocenić prawdopodobieństwo wywiązania się przez partnerów umownych ze swoich zobowiązań płatniczych zgodnie z umową na podstawie uznanej procedury matematyczno-statystycznej;

·         Dochodzenie i obrona roszczeń prawnych;

·         Cele badań rynkowych.

W pewnych okolicznościach (oprócz przypadków już wymienionych powyżej) dane osobowe użytkownika mogą być przekazywane do wyżej wymienionych celów; szczegółowo:

·         Dane osobowe są przekazywane innym spółkom z naszej grupy spółek. Wymiana między różnymi spółkami grupy beeline odbywa się na podstawie odpowiednich umów oraz, w razie potrzeby, dodatkowych technicznych lub organizacyjnych środków bezpieczeństwa. Niezbędne procedury wewnętrzne odbywają się centralnie w beeline w Niemczech i są zlokalizowane w beeline GmbH.

·         Informacje wymagane do przetwarzania istniejących umów są przekazywane klientom i dostawcom.

·         Informacje są przekazywane powiązanym umownie zewnętrznym dostawcom usług, np. firmom logistycznym, dostawcom usług IT i dostawcom narzędzi cyfrowych, z których korzystamy w ramach realizacji umowy, doradcom ekonomicznym, podatkowym i innym, instytucjom finansowym lub przekazywane bezpośrednio przez użytkownika w celu umożliwienia im dalszego przetwarzania.

·         Jeśli konieczne jest wyjaśnienie lub ściganie incydentów niezgodnych z prawem lub nadużyć lub egzekwowanie postanowień umownych między nami a naszymi partnerami umownymi i biznesowymi, dane osobowe zostaną przekazane naszym doradcom prawnym, organom ścigania oraz, w razie potrzeby, poszkodowanym stronom trzecim.

·         Jesteśmy również prawnie zobowiązani do zgłaszania, powiadamiania lub przekazywania informacji określonym organom publicznym. Są to przede wszystkim organy podatkowe, organy celne i organy ścigania, organy, które ścigają wykroczenia administracyjne podlegające grzywnom.

·         W przypadku reorganizacji lub restrukturyzacji działalności, w tym restrukturyzacji finansowej, niewypłacalności, transakcji fuzji i przejęć, fuzji, przejęć, wydzielenia, wspólnych przedsięwzięć, cesji, sprzedaży lub zbycia spółek lub części spółek itp. dane osobowe mogą zostać ujawnione kupującemu, sprzedającemu, kancelariom prawnym i innym firmom konsultingowym, likwidatorom, bankom i innym instytucjom finansowym, agencjom ratingowym i podobnym organizacjom. Zawsze starannie rozważymy konieczność takich transferów i podejmiemy środki (np. anonimizację, pseudonimizację lub procedury agregacji) w celu zmniejszenia ilości danych osobowych w takich przypadkach do tego, co jest absolutnie konieczne.

·         W celu umożliwienia cyfrowego podpisywania dokumentów, takich jak dokumenty kontraktowe, oraz uproszczenia procesów w organizacji, beeline korzysta z aplikacji online "DocuSign" (DocuSign, Inc. 221 Main Street, Suite 1550San Francisco, CA 94105) tam, gdzie pozwalają na to prawne wymogi formalne, tj. tam, gdzie podpis "mokrym atramentem" nie jest wymagany.

Do procesu podpisywania cyfrowego za pośrednictwem "DocuSign" wymagany jest adres e-mail i (kwalifikowany) podpis cyfrowy, które są przetwarzane przez "DocuSign". Adres e-mail służy do wysłania formularza i ułatwienia uzyskania niezbędnych dokumentów.

Jeśli dokument ma zostać podpisany za pośrednictwem DocuSign, jest on przesyłany na platformę przez inicjatora. Jeśli inicjator określi osobę jako sygnatariusza, osoba ta otrzyma wiadomość e-mail z powiadomieniem i dalszymi instrukcjami od DocuSign.

Można określić dodatkowych odbiorców, którzy mają otrzymywać podpisane dokumenty pocztą elektroniczną i w formie cyfrowej po zakończeniu procesu podpisywania.

Jeśli korzystasz z procedury kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES) DocuSign, zostaniesz poproszony o zidentyfikowanie się, aby Twój indywidualny kwalifikowany podpis elektroniczny mógł zostać wygenerowany przez DocuSign. W tym celu zostaniesz poproszony o potwierdzenie swojej tożsamości, trzymając dokumenty tożsamości (może to być paszport lub dowód osobisty) przed kamerą. Należy pamiętać, że DocuSign jest odpowiedzialny za przetwarzanie danych użytkownika w tej części całego procesu. Należy również pamiętać, że w zależności od lokalizacji DocuSign może zaangażować innych partnerów, którzy wspierają DocuSign w procesie identyfikacji.

DocuSign może przetwarzać dane osobowe użytkownika w ramach umowy wewnątrzgrupowej lub umowy ze stroną trzecią i w krajach trzecich. DocuSign stosuje tzw. wiążące reguły korporacyjne w celu zapewnienia bezpieczeństwa takich transferów.

W celu uzyskania dalszych informacji oraz w przypadku zaangażowania podwykonawców DocuSign, prosimy o zapoznanie się z Informacją o ochronie prywatności DocuSign: https://www.docusign.co.uk/en-gb/privacy/.

We współpracy z dostawcami usług i innymi organizacjami stosowane są instrumenty prawne w celu zapewnienia, że dane osobowe użytkownika są przetwarzane zgodnie z prawem i przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne. Są to na przykład umowy dotyczące przetwarzania zamówień zgodnie z art. 28 RODO lub umowy między współadministratorami zgodnie z art. 26 RODO.

Zasadniczo serwery, na których dane osobowe użytkownika są przechowywane przez nas lub jednego z naszych usługodawców, znajdują się w UE. W trakcie niektórych czynności przetwarzania dane osobowe użytkownika mogą być przechowywane poza UE lub osoby prowadzące działalność w krajach spoza UE mogą mieć dostęp do danych osobowych użytkownika. Kraje te mogą oferować niższy poziom ochrony danych. Jeśli dla tych krajów nie wydano decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony zgodnie z art. 45 RODO, stosowane są instrumenty prawne, które również gwarantują poufność, integralność i dostępność danych osobowych użytkownika. Obejmuje to w szczególności podpisanie tzw. standardowych klauzul ochrony danych UE zgodnie z art. 46 ust. 2 lit. c RODO.

Będziemy przechowywać i przetwarzać dane osobowe użytkownika tak długo, jak długo będziemy mogli powoływać się na uzasadniony interes, będziemy mieć ważną zgodę użytkownika lub będzie istniał prawny obowiązek przetwarzania danych przez określony czas ustalony lub określony przez obowiązujące prawo oraz wytyczne naszej firmy dotyczące bezpieczeństwa IT i ochrony danych.

Jeśli spełnione są odpowiednie wymagania, użytkownikowi przysługują następujące prawa:

·         Prawo do informacji: Użytkownik ma prawo do uzyskania w dowolnym momencie informacji na temat przechowywanych danych osobowych.

·         Prawo do sprostowania: Użytkownik ma prawo do żądania sprostowania dotyczących go nieprawidłowych danych osobowych.

·         Prawo do usunięcia danych: Użytkownik może również zażądać usunięcia swoich danych osobowych, na przykład jeśli jego dane nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zgromadzone lub w inny sposób przetwarzane.

·         Prawo do ograniczenia przetwarzania: Użytkownik ma również prawo zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych; w takim przypadku dane zostaną zablokowane do jakiegokolwiek przetwarzania. Prawo to przysługuje w szczególności w przypadku, gdy dokładność danych osobowych jest przedmiotem sporu między użytkownikiem a nami.

·         Prawo do przenoszenia danych: Jeśli przetwarzamy dane osobowe użytkownika w celu wykonania umowy z użytkownikiem lub na podstawie jego zgody, użytkownik ma również prawo do otrzymania swoich danych osobowych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, jeśli i w zakresie, w jakim przekazał nam te dane.

·         Prawo do wycofania zgody: Jeśli użytkownik wyraził zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych, może ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania opartego na zgodzie przed jej wycofaniem.

·         Prawo do sprzeciwu: Użytkownik może sprzeciwić się przetwarzaniu danych z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją. Dotyczy to jednak wyłącznie przypadków, w których przetwarzamy dane w celu realizacji uzasadnionego interesu. Jeśli użytkownik przedstawi taki powód, a my nie będziemy w stanie wykazać ważnego interesu zasługującego na ochronę w dalszym przetwarzaniu, nie będziemy już przetwarzać tych danych w odpowiednim celu.

·         Użytkownik ma również prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego w dowolnym momencie, w szczególności do organu nadzorczego w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia, jeśli uważa, że przetwarzanie dotyczących go danych osobowych narusza przepisy o ochronie danych.

Jeśli chcesz uzyskać informacje na temat przechowywanych danych osobowych, chcesz dochodzić swoich innych praw lub masz pytania dotyczące ochrony danych, możesz skontaktować się z nami, korzystając z wyżej wymienionych danych kontaktowych.

Status i zmiany niniejszej polityki prywatności to 02/2024.

Dalszy rozwój naszej firmy może mieć również wpływ na przetwarzanie danych osobowych. W związku z tym zastrzegamy sobie prawo do zmiany niniejszej polityki prywatności w przyszłości w ramach obowiązujących przepisów o ochronie danych oraz, w razie potrzeby, do dostosowania jej do zmienionych realiów przetwarzania danych.