Zásady ochrany osobních údajů společnosti beeline GmbH pro žadatele

Zásady ochrany osobních údajů pro partnery (obchodní zákazníky a dodavatele)

1 obecné informace

2 Kdo je odpovědný za zpracování vašich osobních údajů?

3 za jakým účelem zpracováváme vaše osobní údaje?

4 Jaké osobní údaje zpracováváme?

5 Na jakém právním základě zpracováváme vaše osobní údaje?

6 Komu předáváme vaše osobní údaje?

7 Jak dlouho uchováváme vaše osobní údaje?

8 vaše nároky a práva na ochranu údajů

9 Závěrečná ustanovení

Respektujeme vaše soukromí a zavazujeme se chránit vaše údaje. Rádi bychom vás prostřednictvím těchto zásad ochrany osobních údajů informovali zejména o tom, za jakým účelem zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete spolu s přihláškou, jak jsou tyto údaje shromažďovány a zpracovávány a v jakém rozsahu jsou předávány třetím stranám. Vysvětlujeme vám také, jaká máte v souvislosti s těmito údaji práva, a poskytujeme vám užitečné kontaktní údaje, pokud máte jakékoli dotazy nebo obavy.

O volná pracovní místa se můžete ucházet nebo nám zaslat nevyžádanou žádost dvěma způsoby:

1) e-mailem našemu náborovému týmu.

Přesnou adresu kontaktní osoby z našeho náborového týmu najdete v příslušném inzerátu.

2) Prostřednictvím našeho kariérního portálu na webových stránkách https://career5.successfactors.eu/careers (dále jen "kariérní portál") poskytuje společnost beeline GmbH (dále jen "my", "naše" nebo "nás").

V případě telefonických žádostí se žadatelé žádají, aby použili jeden z výše popsaných způsobů.

Vaše údaje poskytnuté e-mailem nebo na kariérním portálu nejprve přijímá a zpracovává společnost beeline GmbH, Grünstraße 1, 51063 Kolín nad Rýnem, bez ohledu na to, která společnost beeline zveřejnila inzerát s nabídkou práce. Zde pracuje
centrální náborový tým pro všechny přidružené společnosti po celém světě.

Společnost beeline GmbH je za zpracování údajů odpovědná společně s konkrétní společností beeline (viz příloha), na jejíž pozici jste se přihlásili, přičemž úkoly jsou rozděleny následovně:

beeline GmbH

- Účast na strategii náboru a cílech společností beeline

- Příjem a ukládání žádostí v systému SuccessFactors

- Předběžný výběr a v případě potřeby předání žádostí odpovědným osobám.

- Výběr, provoz a údržba kariérního portálu a v případě potřeby dalších nástrojů, včetně uzavírání příslušných smluv (o zpracování objednávek), a to i pro společnosti beeline.

- Plnění informačních povinností

- Provádění koncepce hašení

společnost beeline

- Zpracování postoupených žádostí v souladu s příslušnými požadavky.

- Plnění informačních povinností

- Vedení pracovních pohovorů

- Rozhodnutí o přijetí/odmítnutí

- V případě náboru: předání údajů personálnímu oddělení.

Obě stránky

- Určení účelu zpracování údajů

- Určení kategorií dotčených osobních údajů

- Zajištění práv subjektů údajů

- Dokumentace a provádění technických a organizačních opatření (TOM)

- Posouzení rizik a (v případě potřeby) provedení posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (DPIA), jakož i koordinace s dozorovými úřady,

- Dokumentace záznamů o činnostech zpracování

- Vyhodnocení a komunikace v případě narušení bezpečnosti údajů.

Účelem zpracování údajů při náboru je obsadit volná pracovní místa u všech odpovědných stran prostřednictvím koordinovaného řízení žádostí.

Osobní údaje, které poskytnete na kariérním portálu nebo jinak během procesu podávání žádosti, budou zpravidla zpracovávány pouze za účelem posouzení vaší vhodnosti, odborných znalostí a profilu ve vztahu k danému pracovnímu inzerátu nebo - v případě nevyžádaných žádostí nebo způsobilosti k účasti v talentové skupině - ve vztahu k blíže neurčeným a/nebo budoucím pracovním inzerátům a za účelem vašeho zapojení do postupů podávání žádostí, včetně např. pracovních pohovorů.

Pokud řízení o žádosti o zaměstnání vede k náboru, bude odpovědná společnost zpracovávat vaše údaje za účelem vypracování smlouvy a zařadí je do vašeho osobního spisu.

Pokud jste s tím souhlasili, použijeme vaši e-mailovou adresu k tomu, abychom vás informovali o nových volných pracovních místech nebo o novinkách týkajících se pracovních příležitostí. Vaše kontaktní údaje použijeme také k tomu, abychom vás po ukončení procesu podávání přihlášek vyzvali k účasti na dobrovolném anonymním online průzkumu zkušeností, jehož cílem je zjistit, v jakých oblastech lze proces podávání přihlášek zlepšit, a zlepšit kvalitu zkušeností budoucích uchazečů.

Vaše žádost jako proces (nikoli však vaše dokumenty) je rovněž anonymizována a zahrnuta do statistik a hodnocení, které nám umožňují zjistit využívání portálu, oblíbenost popisů pracovních míst atd.

Pokud si zvolíte cestu přes náš kariérní profil, je pro vytvoření profilu uchazeče nutné uvést alespoň jméno a příjmení, e-mailovou adresu a zemi bydliště. Pro doplnění profilu uchazeče na kariérním portálu můžete dobrovolně uvést i další informace týkající se pracovního místa.

Nezáleží na tom, zda se přihlásíte prostřednictvím kariérního portálu nebo jiným způsobem: Abychom vás mohli zapojit do výběrového řízení, požadujeme standardní a informativní dokumenty k žádosti, kterými nás informujete o svém osobnostním profilu a kvalifikaci. To pravidelně zahrnuje vaše kontaktní údaje a také například informace o vás, vašich dovednostech a vaší kariéře v motivačním dopise, životopise, referencích a při pracovních pohovorech.

V průběhu procesu podávání přihlášek mohou být od vás osobně, z obecně dostupných zdrojů nebo od bývalých zaměstnavatelů a školitelů shromažďovány další osobní údaje pro informační účely.

V případě potřeby mohou vaše informace z procesu podání žádosti obsahovat také tzv. zvláštní kategorie osobních údajů ve smyslu čl. 9 GDPR, jako jsou informace o vašem zdravotním stavu, rodinném stavu, které mohou poskytovat informace o vašem sexuálním životě nebo sexuální orientaci, nebo o vašem etnickém původu. Žádáme vás, abyste tyto údaje předávali pouze v případě, že je to nezbytně nutné.

Vaši e-mailovou adresu používáme také k tomu, abychom vás informovali o nových volných pracovních místech nebo o novinkách týkajících se kariérních příležitostí, pokud jste si na kariérním portálu aktivovali příslušné funkce pro zasílání oznámení, a tím vyjádřili souhlas s jejich zasíláním.

Vaše jméno a e-mailovou adresu používáme také k tomu, abychom vás po vaší žádosti vyzvali k účasti na jednorázovém, dobrovolném a anonymně zpracovaném online průzkumu zkušeností.

Zpracování údajů o vaší žádosti je v zásadě nezbytné k tomu, abychom mohli rozhodnout o navázání pracovního poměru. Právním základem je čl. 88 GDPR ve spojení s čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.

Zpracování vašich osobních údajů v rámci žádosti prostřednictvím portálu pro podávání žádostí je založeno na čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Tento právní základ umožňuje zpracování osobních údajů, pokud subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden nebo více konkrétních účelů.

V rámci přihlášky prostřednictvím portálu pro podávání přihlášek budete požádáni o předložení příslušného prohlášení o souhlasu se zpracováním vašich osobních údajů v souladu s popisem v těchto zásadách ochrany osobních údajů.

Své prohlášení o souhlasu můžete kdykoli odvolat s platností do budoucna. Další zpracování vaší žádosti však v tomto případě již není možné.

Pokud aktivujete režimy aplikace Zvážení na všechny volné pozice po celém světě nebo Zvážení na všechny volné pozice po celém světě výběrem, předpokládáme, že tím souhlasíte s předáním svých osobních údajů jiným společnostem skupiny beeline, včetně společností ve třetích zemích. Tyto režimy podávání žádostí můžete kdykoli deaktivovat.

Pokud jste aktivovali funkce oznámení o pracovních nabídkách nebo novinky o kariéře, předpokládáme, že souhlasíte se zasíláním oznámení o pracovních nabídkách nebo novinek o kariéře na e-mailovou adresu, kterou jste uvedli při vytváření profilu uchazeče. Tato oznámení můžete kdykoli deaktivovat.

Pokud řízení o žádosti vede k přijetí do zaměstnání, zařadíme vaše dokumenty k žádosti do vašeho osobního spisu na základě čl. 6 odst. 1 věty 1 písm. b GDPR.

Zpracování vašeho jména a e-mailu za účelem pozvání k účasti na dobrovolném, anonymním průzkumu zkušeností po dokončení vašeho přihlašovacího procesu vychází z našeho oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 2 písm. f GDPR) na využití technologie a použitelnosti přední platformy na trhu k získání souhrnných informací pro rozvoj podnikání. Proti zpracování svých kontaktních údajů pro účely průzkumů můžete kdykoli vznést námitku zasláním e-mailu na adresu learninganddevelopment@beeline-group.com.

Vámi poskytnuté dokumenty k žádosti budou analyzovány příslušnými odděleními společnosti nebo jinými společnostmi skupiny beeline, jak je popsáno výše.

V závislosti na zvoleném režimu aplikace budou mít k vašim údajům přístup různí zaměstnanci skupiny společností beeline:

- Pokud se přihlásíte e-mailem na e-mailovou adresu kontaktní osoby z inzerátu: Vaše údaje budou použity k obsazení pracovních pozic, o které jste se ucházeli. V tomto případě budou mít k vašim údajům přístup pouze zaměstnanci společnosti beeline, kteří se podílejí na výběrovém řízení na tyto pozice. V případě potřeby s vámi bude dohodnuto další zvažování pozic po celém světě.

- Žádost uvedená na kariérním portálu o "posouzení všech volných pracovních míst po celém světě": Vaše údaje budou předány v rámci skupiny společností beeline po celém světě za účelem obsazení volných pracovních míst. Přístup k vašim údajům budou mít všichni zaměstnanci skupiny společností beeline, kteří jsou obecně pověřeni obsazováním volných pracovních míst nebo by chtěli volné pracovní místo obsadit.

- Žádost uvedená na kariérním portálu o "zvážení všech volných pracovních míst v zemi mého bydliště": Vaše údaje budou předány k obsazení volných pracovních míst ve společnostech beeline v zemi vašeho bydliště. K vašim údajům budou mít přístup všichni zaměstnanci společnosti beeline v příslušné zemi, kteří jsou obecně pověřeni obsazováním volných pracovních míst nebo by chtěli volné pracovní místo obsadit.

- Žádost uvedená na kariérním portálu o "zvážení pozic, o které jsem se výslovně ucházel/a": Vaše údaje budou použity pouze k obsazení pozic, o které jste požádali. V tomto případě budou mít k vašim údajům přístup pouze zaměstnanci společnosti beeline, kteří se podílejí na výběrovém řízení na tyto pozice.

Vaše osobní údaje zpracovávají také naši vlastní poskytovatelé služeb (např. poskytovatelé IT služeb, např. SAP pro SuccessFactors a nástroj pro průzkum Qualtrics nebo Microsoft pro naši e-mailovou službu). Tyto poskytovatele služeb jsme jako tzv. zpracovatele smluvně zavázali, aby zpracovávali údaje striktně v souladu s našimi specifikacemi a pokyny a aby zajistili komplexní technickou a organizační ochranu těchto údajů.

Převody do třetích zemí

Vaše údaje budou uloženy na serverech umístěných v Evropské unii, ale upozorňujeme, že vaše osobní údaje mohou být předány zaměstnancům v zemi s nižší úrovní ochrany údajů, a to v případě, že se vaše žádost týká společnosti beeline, která nesídlí v Evropské unii ("EU") nebo Evropském hospodářském prostoru ("EHP"). Kromě toho mohou naši poskytovatelé služeb předávat vybrané údaje přidruženým společnostem nebo poskytovatelům služeb ve třetích zemích.

V těchto případech společnost beeline zajišťuje odpovídající úroveň ochrany vašich údajů, např. tím, že s těmito stranami uzavírá zvláštní dohody.Společnost beeline při těchto předáních v maximální možné míře uplatňuje standardní smluvní doložky EU.

Pokud byla žádost podána prostřednictvím kariérního portálu, vymažeme vaše údaje (pokud se nezaregistrujete nebo neaktualizujete svůj profil uchazeče) 6 měsíců po poslední aktualizaci nebo podání žádosti. Něco jiného platí pouze v případě, že jste výslovně a dobrovolně souhlasili s delší dobou uchovávání.

Pokud řízení o žádosti nevede k vašemu přijetí do zaměstnání, vymažeme a zničíme všechny vaše údaje, jakmile uplyne šest měsíců od konečného odmítnutí vámi nebo naší společností.

Vaše osobní údaje, které zpracováváme v rámci pozvání k průzkumům zkušeností, jakož i výsledky jednotlivých průzkumů, vymažeme nejpozději po 6 měsících.

Pokud odvoláte svůj souhlas se zpracováním svých osobních údajů nebo proti tomu vznesete námitku v souvislosti s průzkumy zkušeností, budou vaše údaje okamžitě vymazány; pro statistické účely zůstane zachován anonymizovaný soubor údajů (bez vašich přihlašovacích dokumentů nebo výsledků průzkumu), který neumožňuje vyvozovat o vás žádné závěry.

Pokud bude vaše žádost úspěšná, uložíme vaše údaje do našich systémů pro účely pracovního poměru.

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje, máte vůči nám nárok na různé nároky na ochranu osobních údajů. Máte právo na

- požádat o informace o osobních údajích, které jsou o vás uloženy, o jejich původu, účelu zpracování a příjemcích nebo kategoriích příjemců údajů (čl. 15 GDPR, § 34 BDSG),

- za určitých podmínek požadovat opravu, zablokování nebo vymazání vašich osobních údajů (čl. 16 - 18 GDPR, § 35 BDSG),

- požádat o předání svých údajů jinému správci (čl. 20 GDPR) a

- podat u nás nebo u příslušného úřadu pro ochranu osobních údajů stížnost na zpracování údajů (čl. 77 GDPR). V našem případě je to Zemský zmocněnec pro ochranu údajů a svobodu informací Severního Porýní-Vestfálska.

- Máte také právo vznést námitku proti dalšímu zpracování vašich údajů, pokud vaše údaje zpracováváme na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 věta 1 f) GDPR). Vzhledem k tomu, že vaše údaje nezpracováváme pro reklamní účely, vyžaduje to důvod vyplývající z vaší konkrétní situace. V případě námitky nebudeme vaše osobní údaje, kterých se námitka týká, zpracovávat od jejich obdržení během následné kontroly a po ukončení kontroly je vymažeme - v případě oprávněné námitky (§ 36 BDSG, čl. 21 GDPR).

Všechna práva, na která máte nárok, splníme bezplatně a bezodkladně.

Správci údajů mohou určit kontaktní místo, na které se mohou subjekty údajů obrátit, aby uplatnily svá práva podle GDPR. Chcete-li uplatnit svá práva, stačí zaslat e-mail na adresu DataProtectionOffice@beeline-group.com nebo, pokud sídlíte v Německu, našemu externímu pověřenci pro ochranu osobních údajů na adresu datenschutz.beeline@two-towers.eu nebo poštou na adresu

Two Towers Consulting GmbH & Co. KG

Hohenzollernring 51

50672 Kolín nad Rýnem

Německo

Bez ohledu na tuto dohodu můžete vždy uplatnit svá práva vůči kterémukoli správci.

Odpovědné strany se neprodleně vzájemně informují o jakýchkoli nárocích uplatněných subjekty údajů a vzájemně si poskytují veškeré informace nezbytné pro zpracování.

- Svůj souhlas se zpracováním údajů můžete kdykoli odvolat (čl. 6 odst. 1 věta 1 písm. a GDPR); vaše osobní údaje pak nebudeme dále zpracovávat, pokud k tomu nebudeme oprávněni ze zákona. Odvolání zašlete na adresu jobs@beeline-group.com.

Oprávněná námitka a odvolání nemají vliv na již provedené operace zpracování údajů.

Vyhrazujeme si právo tyto zásady ochrany osobních údajů kdykoli změnit tak, aby byly vždy v souladu s aktuálními právními požadavky, nebo aby odrážely změny v procesu podávání žádostí nebo podobné změny. Nové zásady ochrany osobních údajů pak budou platit, když znovu navštívíte portál pro žadatele nebo podáte novou žádost.

 Stav: 01. února 2024

1 obecné informace

2 Na koho se můžete obrátit, pokud máte dotazy týkající se ochrany údajů a zpracování vašich osobních údajů?

3 Jaké údaje zpracováváme a odkud pocházejí?

4 Za jakým účelem údaje zpracováváme a na jakém právním základě?

5 Komu předáváme osobní údaje?

6 Jak dlouho údaje zpracováváme a uchováváme?

7 Práva subjektů údajů

8 Závěrečná ustanovení

V těchto Zásadách ochrany osobních údajů se pojmy "beeline", "my", "nás" a "naše" rozumí jakýkoli právní subjekt, se kterým jste ve vztahu.

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na následující společnosti:

1.    beeline GmbH

2.    beeline Concessions GmbH

3.    beeline Concessions B.V.

4.    beeline Czech Republic s.r.o.

5.    beeline Concessions S.A.R.L.

6.    beeline Concessions GmbH

7.    beeline Log. Ltd.

8.    beeline Log. Immob. Ltd.

9.    UB Holding GmbH

10. UB Real Estate GmbH

11. beeline Hungary Kft.

12. beeline Ireland Accessories Limited

13. beeline Italy S.r.l.

14. beeline Concessions B.V.

15. beeline Poland Sp.zo.o.

16. Direkte Linie Concessions - Sociedade Unipessoal Lda.

17. beeline Slovakia s.r.o.

18. beeline Concessions SLU

19. beeline Concessions Switzerland GmbH

20. beeline UK Accessories Ltd.

21. beeline Canada Accessories Inc.

US Holding

22. beeline USA Inc.

23. beeline Import and Services LLC

24. beeline Logistics LLC

Čína

25. beeline Services Qingdao Co. Ltd.

Mezi naše obchodní zákazníky a dodavatele patří stávající nebo potenciální dodavatelé, poskytovatelé služeb nebo konzultanti, jakož i stávající nebo potenciální partnerští zákazníci, kooperační partneři nebo jiné partnerské společnosti.

Následujícími informacemi bychom vás rádi seznámili se zpracováním vašich osobních údajů a s vašimi právy podle obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679 - "GDPR"), jakož i spolkového zákona o ochraně osobních údajů ("BDSG") a případných místních zákonů o ochraně osobních údajů.

Tyto zásady ochrany osobních údajů se vztahují na osobní údaje osob, s nimiž uzavíráme smluvní nebo obchodní vztahy, a také na osobní údaje kontaktních osob, jednatelů, manažerů klíčových zákazníků nebo jiných zaměstnanců našich smluvních nebo obchodních partnerů, které zpracováváme v rámci stávajících nebo budoucích smluvních a obchodních vztahů. Osobní údaje zdánlivě nezúčastněných osob, jako jsou akcionáři nebo skuteční majitelé našich obchodních partnerů nebo zaměstnanci našich obchodních partnerů uvedení v souvislosti s whistleblowingem, mohou být rovněž dotčeny námi zpracovávanými údaji.

Zpracování čistě firemních údajů (např. beeline GmbH, Grünstraße 1, Kolín nad Rýnem) nepodléhá GDPR, a proto se na ně tyto zásady ochrany osobních údajů nevztahují.

Náš centrální tým pro ochranu osobních údajů můžete kontaktovat na adrese

Adresa: beeline GmbH, Data Protection - Legal/Compliance, Grünstraße 1 , 51063 Kolín nad Rýnem, Německo.

E-mail: DataProtectionOffice@beeline-group.com.

Pro společnosti beeline GmbH a beeline Concessions GmbH jsme rovněž jmenovali externího pověřence pro ochranu osobních údajů.

V případě dotazů týkajících se společností beeline GmbH a beeline Concessions GmbH nás prosím kontaktujte na adrese datenschutz.beeline@two-towers.eu.

Zpracováváme především osobní údaje, které nám subjekty údajů poskytnou samy v rámci smluvních a obchodních vztahů nebo které obdržíme od příslušných smluvních a obchodních partnerů (např. od vašich kolegů, se kterými jsme již v kontaktu), například v souvislosti se zpracováním poptávky nebo objednávky.

Zpracováváme také osobní údaje, které získáváme z veřejně přístupných zdrojů (např. obchodní rejstřík, tisk, internet) nebo které obdržíme od třetích stran (např. auditorů). O shromažďování osobních údajů ze zdrojů třetích stran se zmíníme zvlášť.

Relevantními osobními údaji jsou zejména

·         Osobní údaje, jako je příjmení, jméno, adresa,

·         Osobní údaje, např. povolání, pozice, úkoly a oprávnění, státní příslušnost;

·         kontaktní údaje firmy, např. adresu, telefonní číslo, e-mailovou adresu;

·         Údaje o zahájení zakázky, včetně posouzení produktu, výkonu a kvality.

·         Údaje o smlouvě nebo zakázce, např. údaje o prodeji, časové výkazy,

·         Fakturační údaje, včetně bankovních údajů, daňového čísla/IČO;

·         Údaje z plnění našich a vašich smluvních závazků;

·         Údaje v souvislosti s prevencí trestných činů, jako jsou podvody, kybernetická kriminalita nebo praní špinavých peněz, a s oznamováním, případně včetně údajů o chování.

·         Informace o vaší finanční situaci (např. údaje o úvěruschopnosti);

·         Případně přihlašovací údaje k nástrojům, které používáte ve spolupráci se společností beeline;

·         další údaje srovnatelné s uvedenými kategoriemi.

Rozsah údajů zpracovávaných pro danou osobu se liší v závislosti na roli, v níž se u nás vyskytuje (např. osoba je dodavatelem nebo zaměstnanou kontaktní osobou nebo skutečným majitelem smluvního partnera).

Osobní údaje zpracováváme pro následující účely na základě následujících právních základů:

V jednotlivých případech zpracováváme údaje, protože jste k tomu dali výslovný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR), například při přijímání reklamy elektronickou poštou a/nebo telefonicky;Zpracování údajů se obecně provádí za účelem plnění smluv uzavřených s vámi nebo vaší pracovní společností nebo za účelem provedení předsmluvních opatření (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR); to zahrnuje zejména

·         Nákupní a dodavatelské smlouvy, např. zpracování nákupních a prodejních poptávek, ověřování smluvních partnerů, příprava a podepisování smluvních dokumentů, realizace nákupů a prodejů, integrace do interního provozního řízení, např. prostřednictvím přístupu k našemu intranetu nebo jiným platformám používaným společností beeline, komunikace, a to i v rámci videokonferencí s využitím příslušných nástrojů, fakturace a zpracování plateb kupních cen;

·         Smlouvy o poskytování služeb a prací a další smluvní vztahy, např. zpracování a prohlížení příslušných nabídek a poptávek; ověřování smluvních partnerů, příprava a podepisování smluvních dokumentů, zpracování plateb; integrace do interního provozního řízení, např. správa zařízení nebo prostřednictvím přístupu k našemu intranetu nebo jiným platformám používaným společností beeline, komunikace, a to i v rámci videokonferencí s využitím příslušných nástrojů, zasílání informačních dopisů.

Další zpracování údajů se provádí na základě zákonných požadavků (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR), zejména za účelem plnění a dodržování těchto požadavků.

·         daňových a jiných zákonných kontrolních a vykazovacích povinností, jakož i pro audity prováděné daňovými nebo jinými orgány;

·         zákonné lhůty pro uchovávání;

·         zákonné povinnosti týkající se kvality výrobků a řízení rizik, včetně povinnosti kontroly a auditu;

·         zákonné povinnosti týkající se dodávek a skladování, např. celní předpisy a vedení systému řízení zásob;

·         Na bydlišti záleží;

·         právní povinnosti v souvislosti s různými oblastmi dodržování předpisů, např. ochrana údajů, boj proti podvodům a praní špinavých peněz, whistleblowing, kontrola dodavatelského řetězce;

·         opatření COVID a další zákonné požadavky na ochranu zdraví;

Vaše údaje zpracováváme také za účelem ochrany našich oprávněných zájmů (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR), a to pro následující účely:

·         optimální kontaktní podpora/vztahy, a to i se zaměstnanci našich obchodních partnerů;

·         Optimalizace našich obchodních procesů, např. prostřednictvím interních zpráv, vedení seznamů dodavatelů nebo zainteresovaných stran, také v rámci "řízení vztahů se zákazníky";

·         Interní kontrolní procesy skupiny;

·         Centralizace nebo outsourcing podnikových funkcí;

·         Snižování rizika trestných činů v rámci řízení návštěvníků nebo prostřednictvím jiných organizačních či technických opatření vhodných pro tento účel;

·         Snížení rizika nesplácení v našich obchodních procesech prostřednictvím konzultací s úvěrovými agenturami (např. Creditreform, Bürgel) a stanovení hodnot skóre (profilování), které nám pomáhají posoudit pravděpodobnost, že smluvní partneři splní své platební závazky v souladu se smlouvou na základě uznávaného matematicko-statistického postupu;

·         Uplatňování a obhajoba právních nároků;

Pro účely průzkumu trhu.

Za určitých okolností (kromě výše uvedených případů) mohou být vaše osobní údaje předány k výše uvedeným účelům:

·         Osobní údaje jsou předávány dalším společnostem v naší skupině společností. Výměna mezi různými společnostmi skupiny beeline probíhá na základě odpovídajících smluv a v případě potřeby dodatečných technických nebo organizačních bezpečnostních opatření. Zásadní interní postupy probíhají centrálně ve společnosti beeline v Německu a nacházejí se v sídle společnosti beeline GmbH.

·         Informace potřebné pro zpracování stávajících smluv jsou předávány zákazníkům a dodavatelům.

·         Informace jsou předávány smluvně přidruženým externím poskytovatelům služeb, např. logistickým společnostem, poskytovatelům IT služeb a poskytovatelům digitálních nástrojů, které využíváme v rámci plnění smlouvy, ekonomickým, daňovým a jiným poradcům, finančním institucím, nebo jsou předávány přímo vámi, aby mohly pokračovat ve zpracování.

·         Pokud je to nutné k objasnění nebo stíhání nezákonných nebo zneužívajících incidentů nebo k prosazení smluvních ustanovení mezi námi a našimi smluvními a obchodními partnery, budou osobní údaje předány našim právním poradcům, orgánům činným v trestním řízení a v případě potřeby poškozeným třetím stranám.

·         Jsme také ze zákona povinni podávat zprávy, oznamovat nebo poskytovat informace některým orgánům veřejné správy. Jedná se především o daňové úřady, celní a donucovací orgány, orgány, které stíhají správní delikty, za něž hrozí pokuty.

·         V případě reorganizace nebo restrukturalizace podniku, včetně finanční restrukturalizace, insolvence, fúzí a akvizic, sloučení, akvizic, rozdělení, společných podniků, postoupení, prodeje nebo likvidace společností nebo jejich částí atd. mohou být osobní údaje poskytnuty kupujícímu, prodávajícímu, právním a jiným poradenským firmám, likvidátorům, bankám a jiným finančním institucím, ratingovým agenturám a podobným organizacím. Vždy pečlivě zvážíme nezbytnost takových předání a přijmeme opatření (např. anonymizaci, pseudonymizaci nebo agregační postupy), abychom v takových případech snížili množství osobních údajů na nezbytně nutnou míru.

·         Aby bylo možné digitálně podepisovat dokumenty, například smluvní dokumenty, a zjednodušit procesy v organizaci, používá společnost beeline online aplikaci "DocuSign" (DocuSign, Inc. 221 Main Street, Suite 1550San Francisco, CA 94105), pokud to umožňují právní formální požadavky, tj. pokud není vyžadován podpis "mokrým inkoustem".

Pro proces digitálního podepisování prostřednictvím služby "DocuSign" je vyžadována vaše e-mailová adresa a váš (kvalifikovaný) digitální podpis, které jsou zpracovány prostřednictvím služby "DocuSign". E-mailová adresa slouží k odeslání formuláře a k usnadnění získání potřebných dokumentů.

Pokud má být dokument podepsán prostřednictvím služby DocuSign, nahraje jej do platformy iniciátor. Pokud iniciátor určí jako podepisující osobu, obdrží tato osoba od DocuSign oznamovací e-mail s dalšími pokyny.

Lze určit další příjemce, kteří mají podepsané dokumenty obdržet e-mailem a v digitální podobě po dokončení procesu podepisování.

Pokud používáte postup kvalifikovaného elektronického podpisu (QES) společnosti DocuSign, budete požádáni o identifikaci, aby mohl být váš individuální kvalifikovaný elektronický podpis vygenerován společností DocuSign. Za tímto účelem budete požádáni, abyste prokázali svou totožnost přiložením svých dokladů totožnosti (může to být cestovní pas nebo občanský průkaz) ke kameře. Upozorňujeme, že za zpracování vašich údajů v této části celého procesu odpovídá společnost DocuSign. Upozorňujeme také, že v závislosti na místě může společnost DocuSign do procesu identifikace zapojit další partnery, kteří ji podporují.

Společnost DocuSign může zpracovávat vaše osobní údaje v rámci dohody uvnitř skupiny nebo dohody s třetí stranou a ve třetích zemích. Společnost DocuSign používá k zajištění bezpečnosti takových přenosů tzv. závazná podniková pravidla.

Další podrobnosti a informace o tom, zda se jedná o subdodavatele společnosti DocuSign, naleznete v Oznámení o ochraně osobních údajů společnosti DocuSign: https://www.docusign.co.uk/en-gb/privacy/.

Ve spolupráci s poskytovateli služeb a dalšími organizacemi jsou využívány právní nástroje, které zajišťují, že vaše osobní údaje jsou zpracovávány zákonně a uchovávány pouze po nezbytně nutnou dobu. Jedná se například o smlouvy o zpracování objednávek podle čl. 28 GDPR nebo dohody mezi společnými správci podle čl. 26 GDPR.

Servery, na kterých jsou vaše osobní údaje uloženy námi nebo některým z našich poskytovatelů služeb, se zpravidla nacházejí v EU. V průběhu některých činností zpracování mohou být vaše osobní údaje uloženy mimo EU nebo k vašim osobním údajům mohou mít přístup osoby, které vykonávají svou činnost v zemích mimo EU. Tyto země mohou poskytovat nižší úroveň ochrany údajů. Pokud pro tyto země neexistuje rozhodnutí o odpovídající ochraně podle čl. 45 GDPR pro tyto země, používají se právní nástroje, které rovněž zaručují důvěrnost, integritu a dostupnost (vašich) osobních údajů. Jedná se zejména o podepsání tzv. standardních doložek EU o ochraně osobních údajů podle čl. 46 odst. 2 písm. c) GDPR.

Vaše osobní údaje budeme uchovávat a zpracovávat po dobu, po kterou můžeme tvrdit, že máme oprávněný zájem, máme od vás platný souhlas nebo existuje zákonná povinnost tak činit po určitou dobu stanovenou nebo určenou platnými právními předpisy a směrnicemi naší společnosti pro zabezpečení IT a ochranu údajů.

Pokud jsou splněny příslušné podmínky, máte nárok na následující práva:

·         Právo na informace: Máte právo kdykoli obdržet informace o osobních údajích, které jsou o vás uloženy.

·         Právo na opravu: Máte právo na opravu nesprávných osobních údajů, které se vás týkají.

·         Právo na výmaz: Můžete také požádat o výmaz svých osobních údajů, například pokud vaše údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány.

·         Právo na omezení zpracování: Máte také právo požádat o omezení zpracování svých osobních údajů; v takovém případě budou údaje zablokovány pro jakékoli zpracování. Toto právo existuje zejména v případě, že je mezi vámi a námi sporná přesnost osobních údajů.

·         Právo na přenositelnost údajů: Pokud zpracováváme vaše osobní údaje za účelem plnění smlouvy s vámi nebo na základě vašeho souhlasu, máte rovněž právo získat své osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, pokud jste nám je poskytli.

·         Právo odvolat souhlas: Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním vašich osobních údajů, můžete jej kdykoli odvolat. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho odvoláním.

·         Právo vznést námitku: Můžete vznést námitku proti zpracování údajů z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. To však platí pouze v případech, kdy údaje zpracováváme za účelem naplnění oprávněného zájmu. Pokud můžete takový důvod předložit a my nemůžeme uplatnit přesvědčivý zájem hodný ochrany při dalším zpracování, nebudeme tyto údaje pro daný účel dále zpracovávat.

·         Máte také právo kdykoli podat stížnost u dozorového úřadu, zejména u dozorového úřadu v členském státě svého obvyklého bydliště, pracoviště nebo místa údajného porušení, pokud se domníváte, že zpracování osobních údajů, které se vás týkají, porušuje předpisy o ochraně údajů.

Pokud chcete získat informace o osobních údajích, které jsou o vás uloženy, chcete uplatnit svá další práva nebo máte dotazy týkající se ochrany osobních údajů, můžete se na nás obrátit prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Stav a změna těchto zásad ochrany osobních údajů je 02/2024.

Další rozvoj naší společnosti může mít dopad i na nakládání s osobními údaji. Vyhrazujeme si proto právo tyto zásady ochrany osobních údajů v budoucnu změnit v rámci platných zákonů o ochraně osobních údajů a v případě potřeby je přizpůsobit změněným skutečnostem v oblasti zpracování údajů.